“以前每周都有两天要‘卖’给ETC发票处理,现在1小时就搞定,再也不用对着上千张发票熬红眼睛了!”9月3日,湖北省武汉邮区中心邮件运输中心报账员伍洁看着电脑屏幕上自动生成的Excel报表,难掩喜悦。这个让她摆脱烦琐工作的“神器”,就是“睿票宝”小程序。
武汉邮区中心自有车辆通过收费站的ETC通道时,实时生成车辆的通行金额等原始数据,邮件运输中心提交发票申请,ETC系统自动完成发票开具。武汉邮区中心有170辆自有车辆,全部要通过报账完成ETC金额资金支付,每月约产生发票6000张,报账金额近300万元。处理这些发票,报账员面临的压力不小。“仅下载170辆车的行程单、发票PDF文件,再转成Excel,就要花一整天。再逐行核对数据,逐条复制车牌、金额、税额等信息,一天下来快成‘兔子眼睛’了。”伍洁回忆道。更让她头疼的是,每周1500张发票的解压上传环节,常因数据异常返工,遇到“免税”“不征税”标识,还要手动修改税率,整套流程下来要花去两天时间不说,差错率一度高达10%。
5月,在邮件运输中心党支部与综合办公室党支部的共建交流会上,伍洁说出了这些困扰,综合办公室党支部当即决定将“优化ETC报账流程”列为支部领题破题课题,由党员骨干组成攻坚小组,对接合作科技公司寻求技术支持。
综合办公室党员王欣发挥财务优势,同伍洁一起梳理路桥费报账流程痛点清单,拟订模块化、信息化解决方案。她们与科技公司共同研究,利用爬虫技术开发“睿票宝”小程序,经过多轮系统测试,全力解决ETC报账的耗时、耗力、耗财等难题。
经过联合攻关,凝聚了两个党支部智慧的“睿票宝”小程序上线。轻点鼠标,后台20分钟自动抓取8000张票据数据,一键导出的Excel模板,直接适配车管平台,“免税”标识也可自动转换成“税率0%”。
“睿票宝”带来了效率与成本的双重优化,让原专职报账员有足够的时间和精力投入到车辆费用精细化分析中,年节约成本达30余万元;发票上传差错率由10%直接清零,为运输成本核算提供精准数据支撑。这场党支部领题破题的攻坚行动,探索出“基层点单、支部派单、技术接单”的协同机制,成为党建与业务深度融合的生动实践。
作为企业降本增效的利器,目前,“睿票宝”小程序已经在合肥、成都、南京等邮区中心得到应用和推广,为邮区中心精细化管理注入了动能。